Dans le cadre de l'Union Européenne, le transport routier de marchandise et la location avec conducteur sont encadrés par une directive du conseil du 1er octobre 1998, transposée en France par la loi du 6.02.1998 et dont les conditions sont précisées par le décret du 30.08.1999.

La qualité de transporteur ou de loueur résulte de l'inscription au registre des transporteurs et des loueurs tenu par chaque préfet de région.

Cette inscription est subordonnée au respect de trois conditions :

• l'attestation de capacité
• l'honorabilité
• la capacité financière

1. La capacité professionnelle

Doit être titulaire de la capacité professionnelle la personne physique, qui assure la direction permanente et effective de l'entreprise.

Lorsque l'entreprise dispose de véhicule de plus de 3t5 de poids maximal autorisé, le titulaire de la capacité doit être détenteur de l'attestation de capacité.

L'attestation de capacité est délivrée par le préfet de région aux personnes ayant satisfait à un examen écrit.

Sont dispensées de l'examen les personnes justifiant d'une expérience de cinq années dans une entreprise de transport à un niveau de direction, dont les connaissances sont testées par une commission présidée par le préfet de région.

Sont également dispensées de l'examen les personnes titulaires de certains diplômes de l'enseignement supérieur.

Lorsque l'entreprise utilise exclusivement des véhicules de moins de 3t5 de poids maximal autorisé, il est exigé de la personne ayant la direction effective de la société un justificatif de capacité.

Le justificatif est délivré aux personnes ayant satisfait à des tests de connaissances sur la réglementation spécifique des transports, la gestion et l'exploitation, à l'issue d'un stage de dix jours.

Les titulaires du baccalauréat professionnel transport ont une équivalence directe.

2. La capacité financière

Pour satisfaire à la capacité financière, les entreprises doivent disposer de capitaux propres et de réserves ou de garanties à hauteur de :

- 9000 € pour le premier véhicule et 5000 € pour les suivants lorsqu'elles utilisent des véhicules de plus de 3t5 de poids maximal autorisé,
- les montants sont respectivement portés à 6000 € et 3000 € dans les territoires d'outremer.

- 900 € pour chaque véhicule lorsqu'elles disposent de véhicules de moins de 3t5 de poids maximal autorisé, 600 €, dans les territoires d'outre-mer.

Les véhicules pris en considération pour le calcul de la capacité financière sont :

- les véhicules possédés en pleine propriété,
- les véhicules faisant l'objet d'un crédit-bail,
- les véhicules pris en location avec ou sans chauffeur.

Le texte précise que le montant des garanties ne peut excéder la moitié de la capacité financière.

3. L'honorabilité

Doivent satisfaire à la condition d'honorabilité les dirigeants d'entreprise, soit :

- le commerçant chef d'entreprise individuelle
- les associés gérants des sociétés en nom collectif
- les associés en commandite et gérants des sociétés en commandite
- les gérants des sociétés à responsabilité limitée
- le président du conseil d'administration, les membres du directoire et les directeurs généraux des sociétés anonymes.

L'honorabilité des dirigeants d'entreprises se définit selon deux conditions cumulatives :

- l'absence de condamnation inscrite au bulletin numéro 2 du casier judiciaire ayant entraîné une interdiction d'exercer une activité commerciale
- la tolérance d'une condamnation inscrite au bulletin numéro 2 du casier judiciaire suite à certaines infraction à la législation du travail, au code de la route,….énumérées dans le décret du 30.08.1999.